Jak “vytřískat” z G Suite více

G Suite Tipy a Triky

Hodně lidí na G Suite nadává. Převážně je to kvůli tomu, že je pomalý, nebo že nedokáže věci, které konvenčními nástroji lidé dokážou. Nedivím se, jelikož se občas sám potýkám s těmito problémy a zrovna na některé typy problémů neznám žádné rozumné řešení – a to G Suite nasazuji a spravuji u různých neziskových subjektů. Dokonce si i měsíčně platím pro svou doménu G Suite kvůli emailu, disku a testování nových funkcí, jako třeba App Maker.

Díky těmto problémům jsem kdysi také nebyl moc spokojený. Proto jsem před roky začal hledat různá vylepšení, která člověku usnadní práci s produkty Google. Rád bych se o tato vylepšení a různé triky podělil.

Trik #1 – Google Drive File Stream

Před několika lety přišel Google Drive s novou aplikací, která umožňovala synchronizaci dokumentů z Disku do vašeho počítače a naopak. Tato aplikace ale měla své mouchy – soubory byly synchronizovány stažením, neexistovalo žádné stažení jen když člověk soubor potřeboval otevřít. Navíc hodně lidí na podporu a fóra hlásilo pravidelně různé pády této aplikace. Vzpomínám si, že jednou z těchto chyb, byla například 5FA6B333 – přes rok tato chyba nebyla opravena. Na toto asi Google myslel a nejspíše si řekl, že to není ideální.

Zákazníci (hlavně firemní) si stěžovali, že musí přistupovat k dokumentům přes prohlížeč – proto přišli vývojáři z Kalifornie s novou aplikací – Google Drive File Stream. Ačkoliv tato aplikace už je skoro rok v provozu, moc není známa veřejnosti. Navíc měla ještě pár much, takže jsem ji moc nepoužíval. O co jde? Aplikace po stažení vytvoří virtuální disk v souborovém systému (běžně G:\), ve kterém máte buď jen svůj disk, nebo tzv. Týmové disky. S běžnými soubory poté můžete pracovat, jak jste zvyklí – aplikace má ale i své nevýhody.

První z nich je, že nemůžete offline stáhnout soubory .gdoc, .gsheet a podobné dokumenty vytvořené v Google Docs. Offline jdou stáhnout jen ne-Google soubory, jako PDF, PNG apod. Tyto soubory zároveň nelze přesouvat mimo Disk – přesunout jeden soubor v rámci Disku ale lze. V kontextové nabídce lze poté sdílet odkaz na dokument nebo složku.

Druhou nevýhodou je, že tato aplikace jde pouze pro G Suite účty (tzn. firemní, nikoliv osobní Google účty). Pokud těchto G Suite účtů máte více (třeba jako já), můžete mezi nimi přepínat v nastavení aplikace. Toto přepnutí vás ale odhlásí z aplikace a musíte se při každém přepnutí přihlásit znovu.

V případě, že máte týmové disky, tak ty se synchronizují do stejného virtuálního disku, jen jsou v jiné složce.

Trik #2 – Offline editace souborů

Do práce cestuji vlakem. A to ne vždy znamená, že bude ve vlaku Wifi nebo mobilní signál, abych si vytvořil hotspot. A jelikož chci ve vlaku pracovat (tedy jen cestou do práce, cestou z práce vytáhnu Steam Controller a hraju nějaké hry) tak potřebuji G Suite. To ovšem znamená, že bych za normálních okolností potřeboval internet.

Pokud máte Google Chrome, stačí si nainstalovat tento doplněk a povolit v nastavení Google Drive Offline režim.

Povolení offline režimu pro Google Drive
Offline režim pro Google Drive.

A jak vlastně Offline režim funguje? Stačí soubory, které chcete mít dostupné offline povolit. To uděláte tak, že navštívíte hlavní stránku jednotlivé Docs aplikace (pro Sheets např. docs.google.com/spreadsheets/) a u souboru v kontextové nabídce zaškrtnete Dostupné offline.

Povolení offline editace pro daný soubor
Povolení offline editace pro daný soubor.

Pokud budete offline, tímto způsobem můžete stále vytvářet, editovat a prohlížet stažené soubory.

 

Více triků a tipů si nechám do příštího článku. Doufám, že tyto dva tipy vám pomůžou být alespoň trochu více efektivnější při práci s G Suite aplikacemi.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.